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在家工作有哪些有用的生产力技巧？会议占用太多时间。我应该怎么办？抖音5万名员工如何远程协作？

2月9日晚，字节跳动副总裁、飞书代表谢欣在飞书公开课现场回了上述题。谢欣表示，短期在家工作就像是一种成本。项目可以有的放矢，大家可以朝着明确的目标努力，事半功倍。

与此同时，他宣布了针对小型企业和其他组织的新。2020年5月1日前，申请的湖北省中小企业、街道社区、公益机构、医院、医学院及所有学校均可享受3年优惠，商业版免费。我们希望支持中小企业应对当前的严峻挑战。

以下为谢心飞树公开讲座全文。

大家好，我叫谢欣。这是首次通过飞书产品视频接入方式进行抖音线上直播。今天我就跟大家分享一下字节跳动5万名员工在家办公背后的故事。

在家工作时高效协作

字节跳动是抖音、西瓜视频、飞书等产品的母公司。我已经在这家公司工作了5年多了。首先给大家介绍一下5万字节跳动会员是如何度过这个春节的。

一方面，我们做了很多社会责任相关的工作，相信大家也有所了解，比如你可以在抖音上免费观看《囧妈》。同时，我也在公司内部做了大量的安全工作。包括监测传染病、消和防护办公室、提供应急机制、心理疏导等。例如，我们要求所有员工报告自己的健康状况，所以我们专门开发了“健康报告”应用程序。

我们还紧急采购了口罩，让大家回到办公室后能够安全工作。由于疫情来得突然，一些员工回家时没有带电脑。这么一件小事，现在却变成了一件大事。统计显示，这次公司有数千名员工回家时没有带电脑，所以我们的IT团队在员工的工作站中寻找电脑。一方面，我们在库存中找到了新的电脑，并发送给了他们总共数千台电脑，以便我们的员工可以轻松地在家工作。我们有一些员工在海外，我们通过海外分公司来搬运电脑并发送给当地的同事。这是为了确保每个人在远程工作时都拥有基本的办公工具。

一旦掌握了最基本的工具，当你真正想在家工作时，如何才能实现高效协作呢？仅仅拥有一台计算机是不够的；还有很多工作要做。

每个人的家庭办公环境都不同。我们的一些员工给他们的办公环境拍了照片，你可以看到他们非常多样化和有趣。有些人与猫或狗一起工作，有些人在户外工作，有些人将壁橱搬出家门来工作。

在家工作很困难，但你需要确保你的工作效率不会受到太大影响。举一个很小的例子，疫情期间如何高效计算5万名员工的健康状况？根据需要，我们每天报告每个员工的健康状况、体温和位置，以便公司收集员工是否已经去办公室或在家呆了14天等信息。

起初我们要求大家带头汇报，但我们发现了两个题。一是举报率不够高，二是数据海量、杂乱，无法利用。因此，在元旦，我们决定开发一款“健康报告”应用程序，允许员工输入温度、城市和位置等信息。但是时间非常紧张，所以我们需要在两天之内让大家上线，同时把这个产品交付给使用飞书的外部公司。那么你到底应该做什么呢？

这个“健康报告”应用程序是为Payshu开发的，在开发过程中使用了Payshu的各种功能。我们动员了数十人在数十个城市进行远程协作，所有人都在不同的物理位置在线协作。例如，我们使用文档对任务和日历进行分类，以确保每个人都能看到时间表的进度。同时，我们还有各种反馈小组，每个人都可以提供测试功能的反馈。我们终于能够在大年初三准时推出这个产品，推出后，整个原本只有几名员工的公司的招聘率接近100%。

最终完成的“健康报告”应用程序有一个机器人每天提醒您输入健康信息，如果没有按时填写，它会反复通知您，如果没有填写则自动通知您。向他们发送紧急通知。团队领导还可以检查团队成员的完成情况并提醒下属尽快写作。这个产品是经过很多人的协作才开发出来的，几十个人两天就完成了工作，效率其实很高。

字节跳动为什么要做飞书？

这些快速反应的背后，其实是字节跳动的工具和实践。

首先我告诉大家，字节跳动是一家重视工具、投入巨资的公司。这并不是因为每个人都在远程工作而引起我们注意的事情；而是首先引起我们注意的事情。每个人每天在工作中都会使用大量工具，即使每种工具改进五个也会对整个公司产生巨大影响。

字节跳动已经取代了很多通讯工具。这是因为我们相信沟通对于信息的创造、传播、分发和消费非常重要，是企业最重要的通用工具。自2012年字节跳动成立以来，我们每时每刻都在努力使用我们认为最先进、最好用、最适合我们的工具。

所以，一开始我用Skype，然后用微信企业号，但是Slack出来之后，我觉得太好了，就用Slack，但是后来钉钉发展得很好，大家又开始用钉钉了。后来随着公司的发展，我们发现这些工具都不能完全适用或完全满足我们对协作效率的要求，所以我们独立开发了“飞书”工具。

飞书最初是一个通讯工具，后来逐渐发展成为一个成熟的办公套件，如今公司拥有超过5万名员工，大部分日常工作都是基于飞书完成的。

除了沟通工具之外，创意工具也发生了变化。很多人都用过Word，我们公司也是最早使用它的，但我们很快意识到Word、Excel等本地工具协作起来很不方便。所以我们改用主流的在线协作文档，它的好处是可以让多人一起创建文档，提高大家的工作效率。

然而，主流的协作文档往往不够充分，而且这些想法迄今为止已经基本存在了10多年，没有太大进展。所以我们后来就创建了自己的飞书文档。它也是一个协作文档，所以很方便，它有很多新功能，所以非常方便高效，而且手机支持也很好。在功能应用方面，我们在飞书开发了多种工具应用，从聊天、下单到审批、二手交易。

我们先来看看一些我们平时比较常用的功能。为了防止太多人回复“已收到”并打断您的消息，我们使用表情符号创建了快速回复。我们的群组公告支持非常先进的格式，这对您公司的日常运营非常有帮助。除了大家一起写之外，文档还可以提及特定的同学，而那些被提及的同学可以收到通知。您还可以将许多文档组织到目录和文件夹中以方便使用。您还可以发表评论并提及其他同学，任何人都可以参与讨论。

我们还开发了“日历”产品。它的功能比较强大，可以很容易地找到别人的空闲时间以及这段时间可用的会议室。对于特定的日历，您可以快速创建群聊，每个人都可以加入该群。当然，它还包括音频和视频会议，这是目前急需的功能。

除了上述功能外，此次还新增了“在线办公”等多项新功能，以应对全国范围内突如其来的“在家办公”需求。这个功能是什么意思呢？在家工作大家沟通很困难，所以大家都开视频会议，我是不是应该整天开着摄像头呢？这是非常低效的。更重要的是，每个人都希望感觉自己在家“一起工作”，而不希望它成为“全天聚会”。我们通常会议已经够多了，不想再开更多的会议，所以我们创建了“在线办公”功能。

如果在同一个团队或小组中开启在线办公功能，所有学生都可以进行语音交流和聊天。这不是设定会议时间并打开你的声音。不像那样。语音可以全天开启，但默认静音。大多数时候没有人说话，但当有工作要做时，只是“某某，你现在舒服吗？让我们讨论一些事情。”

这实际上模拟了办公环境，自然舒适。该功能于本周推出，企业和外部用户都表示发现它在“在家工作”环境中非常有用，因为它使用起来无压力且无麻烦。隐私非常轻松、休闲。

继《在线办公》之后，我想谈谈《思考笔记》。有时我们会一起讨论一些题，比如集思广益。这时，大家可以打开电脑，一起画思维笔记或思维导图，利用在线办公互相讨论、评论。这也是一个非常实用的功能。通常，远程工作时，如果召开视频会议，则无法同时协作绘制思维导图。但我们是这样解决这个题的。

不需要PPT的会议

让我们重点关注会议模式。现在我们公司的会议大部分采用“飞书读书会”模式，是“飞书读书会”的简称。这意味着什么？我们常常觉得会议效率太低而且浪费时间。传统的会议方式是一个人上去讲PPT，大家在下面听，有的人听得很懂，有的人听不懂，有的人觉得慢，有的人觉得慢。它快速、高效且成本非常低。

想了半天，我们想出了一个方法先用日历找到大家的空闲时间，如果会议期间他们在远程，就发起视频会议加入他们。在会议之前，有人应该把会议要讨论的主题非常完整、清晰地写在文档中，并通过日历将文档发送到自动创建的会议组。在会议的前15到20分钟内，每个人都使用计算机或手机远程或一起安静地阅读文档。

我特别记得的是，一些刚进公司的同学第一次参加会议时很困惑。他们说我走进一间会议室，十多分钟都没有人发言。其实我们是在静静地读书，就像学生在默默地读一篇文章一样。在最初的15到20分钟里，没有人说话，每个人都在阅读文档。如果您有任何疑，请使用评论功能在旁边写下您的题。那。

然后，文章的作者将收到该评论的通知，当他或她看到该题时，他或她将以文本形式回复该题。如果会议主持人无法回题，请针对其他人的题提供反馈。此人可能根本没有参加会议，但他们对此主题了解很多，因此他们在手机上收到此通知并转到本文来回题。

如果会议时长为一小时，前20分钟如下所示。默许后，会议主持人开始大声回题，说道“我们进入会议的第二阶段”，并把大家刚才提出的没有得到书面复的题全部复述一遍。查看完所有题后，看看您是否还有其他题。在此过程中，大家互动讨论，一一解题，当所有题得到解后会议结束。这就是“飞行读书会”的整个过程。

这种会议模式和现有的PPT会议模式有什么区别？

首先，它非常密集。因为整个过程都是以文件和题为中心，所以没有什么可透露的，大家也不会跑题。

第二，本次会议的整个过程通过文件和评论记录得一清二楚。即使没有出席会议的人也能充分了解会议流程并很快完成会议。相比之下，很少有人再观看录制的会议一个小时。